Comment gérer vos projets avec Taskworld

La gestion de projets est un art en soi. Mais il ne s’applique pas qu’aux Project Managers. Tous les participants à vos projets sont concernés. Et quand vous devez gérer beaucoup de projets, des dizaines de collaborateurs et des centaines de tâches, l’utilisation d’un outil adapté devient nécessaire.

Quelles fonctionnalités l’outil de gestion de projets doit-il avoir  ?

Les fonctionnalités suivantes sont aujourd’hui indispensables :

  • Connection sur tout type d’appareil (smartphones, tablettes, laptops)
  • Système de notification quand une tâche nécessite votre attention (un collaborateur a une question à vous poser par exemple)
  • Messagerie instantanée intégrée, pour éviter l’envoi de milliers d’e-mail avec des personnes en copie
  • Présence d’un historique complet, tâche par tâche, projet par projet (Eviter de devoir ré-expliquer tout aux nouveaux arrivants)
  • Vue globale et moyens de contrôles des avancements
  • Base documentaire complète pour avoir tous les éléments au même endroit
  • Système multilingue pour collaborer avec des équipes à l’international
  • Solution totalement orientée télétravail
  • L’outil doit également être compatible avec la méthodologie Agile
  • Courbe d’apprentissage maximale, un collaborateur doit pouvoir comprendre et utiliser le système en quelques minutes

L’ensemble de ces fonctionnalités n’est pas simple à trouver.

Description de notre expérience

Il y a quelques années nous utilisions Trello, un excellent outil pour gérer les projets sous une forme de tableau SCRUM. Le tableau SCRUM est un outil très visuel permettant de visualiser en une seconde l’état d’un projet. Ce qui est intéressant c’est que SCRUM peut être réalisé sur un tableau mural, avec de simples post-its.

Sur chaque post-it vous décrirez une tâche à faire, qui prendra entre une demi-journée et cinq jours. Vous pouvez associer la couleur d’un post-it à l’équipe ou la personne qui devra réaliser la tâche, ou bien utiliser la couleur pour définir sa complexité, ou la catégorie de tâche etc.

Tracez quelques colonnes ‘A FAIRE’, ‘EN COURS’, ‘FAIT’ et collez tous les post-its dans la colonne ‘A FAIRE’. Une fois qu’une personne démarre une des tâches, elle bouge le post-it correspondant dans la colonne ‘EN COURS’ et quand elle la termine la met dans ‘FAIT’. On peut aussi créer de nouvelles colonnes ‘BLOCAGE’, ‘SUR SERVEUR DE TEST’, ‘DEPLOYE’, etc.

L’important est que le cycle de vie d’une tâche (et donc ici d’un post-it) se fasse de gauche à droite. Ainsi, quand on regarde le tableau SCRUM, on peut de suite savoir si le projet est à son commencement (tous les post-its sont à gauche), ou à sa fin (tous à droite). Cette méthode très visuelle a été mise en place pour faciliter la compréhension et la communication en toute transparence avec tous les acteurs d’un projet.

Bien sûr aujourd’hui, même si le papier reste un moyen de communication pertinent, la tendance est de tout numériser. Ainsi l’outil Trello se montre d’une efficacité redoutable.

Mais au fur et à mesure de l’augmentation de la taille de nos équipes et du nombre de projets, Trello a montré ses limites. Il nous fallait donc trouver une alternative, sans perdre tout notre historique.

Et c’est ainsi que nous avons découvert TaskWorld.

Bénéfices de Taskworld

Cet outil nous a permis d’importer toutes nos pages Trello et de les catégoriser en catégories de projets.

Les bénéfices de Taskworld ont réellement été immenses pour nous.

L’ensemble de l’application comporte un chat intégré pour les équipes. Vous retrouvez la notion de ‘channels’, des chats rooms où vous pouvez échanger entre les membres abonnés. Ainsi, vous pouvez discuter avec les personnes en charge (ou abonnés volontairement) d’une tâche. Ou bien dialoguer dans le channel du projet. Ou encore le channel général. Vous pouvez aussi discuter directement avec un membre de l’équipe. Tout l’historique est archivé, ce qui n’est pas le cas avec Skype ou Messenger… Il est très important pour quelqu’un qui reprend une tâche en cours de pouvoir découvrir tout son historique.

Pour chaque tâche (et donc post-it 😉 ), vous pouvez y rajouter des informations comme la date limite de réalisation, le nombre d’heures passées (avec chronométrage automatique ou rentré manuellement), des images, des vidéos ou tout document utile, des indicateurs visuels pour qu’on puisse voir rapidement la complexité par exemple, des tags et bien d’autres choses encore.

Cela donne un effet visuel bluffant et extrêmement efficace. De plus, vous avez l’application Taskworld pour smartphones et tablettes et avec le système de notifications vous serez toujours en contact avec vos équipes, où qu’elles soient dans le monde !

 

En plus de ceux mentionnés ci-dessus, voici quelques-un des bénéfices que Taskworld va vous apporter :

  • Toute votre équipe peut être invitée sur vos espaces projets
  • Création des projets, des listes de tâches et des tâches – aussi au sein d’une tâche, des checklists de choses à faire peuvent être encodées. Très pratique pour donner une structure, un processus à celui ou celle qui va réaliser la tâche
  • Ajout de date de début, d’échéance et générez une timeline !
  • Recevez des rappels de vos tâches planifiées ou en retard
  • Statistiques globales de vos projets
  • Visualisation des projets et tâches sous forme de calendrier
  • Mesurez le temps passé sur les tâches et/ou un projet
  • Evaluez les progrès et récompensez les utilisateurs par une gestion de feedbacks personnalisés respectant les valeurs de votre entreprise (fonctionnalité très intéressante, surtout pour les équipes distantes)
  • Création de projets secrets
  • Messagerie instantanée

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En attendant, nous vous souhaitons beaucoup de courage dans vos projets.

Un aperçu en vidéo de ce qu’est Taskworld pour gérer vos projets

 

 

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